Niepewność to stały element prowadzenia biznesu. Każdy przedsiębiorca na co dzień podejmuje decyzje, których skutków nie da się przewidzieć z całkowitą pewnością. Często najbardziej kluczowe z nich trzeba będzie oprzeć na przypuszczeniach, prawdopodobieństwie czy prognozie dotyczącej ich trafności. Jednocześnie skala ryzyka, jakie ponosi przedsiębiorca, zmienia się zarówno w zależności od okoliczności obiektywnych, takich jak np. uwarunkowania rynkowe, jak i w zależności od indywidualnej skłonności danej osoby do działań mniej lub bardziej ostrożnych.

Istotne jest, że prawne funkcjonowanie firmy wymaga takiego otoczenia organizacyjnego, w którym osoby odpowiedzialne za jej prowadzenie mogą świadomie mierzyć się z ryzykiem. Priorytetem dla przedsiębiorcy powinno być stworzenie warunków pozwalających na podejmowanie decyzji oraz wdrażanie działań, które pozwalają ryzyko prawne w firmie zmniejszyć, kontrolować albo nawet wyeliminować tam, gdzie jest to możliwe. Jednocześnie równie istotne jest, by wiedział on, jak nim zarządzać w sposób, który nie będzie blokował rozwoju biznesu. Powyższe umiejętności są szczególnie ważne, zwłaszcza wobec wyraźnego wzrostu ryzyka, z jakim w ostatnich latach muszą mierzyć się przedsiębiorcy.

Z jakim ryzykiem prawnym mierzy się firma na co dzień?

Ryzyka, z jakimi może mierzyć się przedsiębiorca w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej, można podzielić na kilka kategorii. Wyróżnia się m.in.:

– ryzyko regulacyjne;

– ryzyko kontraktowe;

– ryzyko odpowiedzialności cywilnej;

– ryzyko odpowiedzialności karnej;

– ryzyko związane z prawem pracy.

Ryzyko regulacyjne wynika z częstych zmian przepisów prawa oraz ich niekiedy niejednolitej wykładni. Przedsiębiorca musi liczyć się z tym, że regulacje mogą ulec zmianie w trakcie prowadzenia działalności. Wymaga to od niego zadbania o stałe zapewnianie compliance w firmie. To zaś prowadzi do konieczności wprowadzenia odpowiednich modyfikacji, co może – i najczęściej będzie – nieuchronnie wiązać się z kosztami.

Kolejną kategorią jest ryzyko kontraktowe, związane z zawieraniem i wykonywaniem umów. Może ono wynikać zarówno z nieprecyzyjnych postanowień umownych, jak i z niewywiązania się kontrahenta ze swoich zobowiązań. Najczęściej będzie obejmować spory dotyczące zakresu zobowiązań stron, terminów wykonania świadczeń czy warunków ich należytej realizacji. Z ryzykiem kontraktowym ściśle wiąże się ryzyko poniesienia odpowiedzialności cywilnej. Przedsiębiorca może ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą wobec kontrahentów na skutek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań, ale również w związku z wyrządzeniem szkody niezależnie od relacji umownej. Z „drugiej strony” musi on także być świadomy narażenia na odpowiedzialność karną, karnoskarbową i wykroczeniową, które mogą być niezwykle dotkliwe.

Osobną kategorię stanowi ryzyko związane z prawem pracy, które pojawia się w relacjach z pracownikami. Dotyczy ono m.in. nieprawidłowego nawiązywania lub rozwiązywania stosunku pracy, naruszeń przepisów dotyczących czasu pracy, wynagrodzeń czy zasad BHP, a także sporów pracowniczych i kontroli organów nadzoru.

Dlaczego nie każde ryzyko prawne wymaga takiej samej reakcji?

Poza ogólnym podziałem zagrożeń prawnych warto pamiętać, że każda konkretna sytuacja, w której pojawia się potencjalne lub rzeczywiste zagrożenie, ma swój własny kontekst i specyfikę. Nawet ryzyka należące do tej samej kategorii mogą różnić się skalą, prawdopodobieństwem wystąpienia oraz możliwymi konsekwencjami dla firmy. Inaczej należy reagować na ryzyko, które może znacząco zaszkodzić czy wręcz zagrozić dalszemu funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, a inaczej na takie, które ma charakter incydentalny lub którego skutki są możliwe do opanowania. Brak tej proporcji może prowadzić do nadmiernej ostrożności i podejmowania decyzji „na zapas”, kiedy nie ma potrzeby stosować szczególnie daleko posuniętych środków ostrożności.

Taki nieproporcjonalny strach bywa przyczyną m.in. odkładania decyzji, rezygnowania z korzystnych projektów czy paraliżu decyzyjnego w kluczowych momentach rozwoju firmy. W efekcie ryzyko, które miało zostać ograniczone, zaczyna generować pośrednie straty w postaci utraconych szans. Nie chodzi oczywiście o podejmowanie decyzji lekkomyślnych czy ignorowanie prawa, lecz o takie podejście do ryzyka, które pozwala firmie działać rozsądnie, czyli bez narażania się na znaczne straty, ale też bez rezygnowania z możliwości rozwoju i budowania przewagi na rynku.

Dlatego też zarządzanie ryzykiem prawnym zaczyna się od prostego pytania: „z czym tak naprawdę mamy problem?”. W pierwszej kolejności trzeba to ryzyko nazwać i spróbować ocenić, jakie może mieć ono skutki dla firmy – prawne albo wizerunkowe. Dopiero mając taki obraz, można zdecydować, które ryzyka są dla firmy akceptowalne, a które wymagają zarządzania w celu zapewnienia bezpieczeństwa prawnego przedsiębiorstwa.

Jak zapobiegać problemom prawnym – podstawowe działania

Jednym z podstawowych sposobów zapobiegania zagrożeniom prawnym w firmie jest monitorowanie zmian legislacyjnych i nowych interpretacji przepisów. Litera prawa potrafi zmieniać się niezwykle dynamicznie, a – jak wiadomo – zasadniczo nieznajomość prawa szkodzi. Dlatego też śledzenie nowych regulacji, istotnych decyzji, komunikatów, orzeczeń, interpretacji pozwala przedsiębiorstwu reagować na czas.

Staranne prowadzenie dokumentacji, testy zgodności i audyty to kolejne istotne elementy profilaktyki prawnej. Przechowywanie i archiwizacja wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z biznesem ułatwia weryfikację prawidłowości działań firmy, a audyty i testy zgodności pomagają wychwycić ryzyka, zanim przerodzą się w poważniejsze problemy. Warto rozważyć audyt prawny firmy, który będzie ukierunkowany na wszelkie niezgodności z prawem mogące występować w konkretnej działalności.

Nie można też zapominać o szkoleniach pracowników, tworzeniu procedur wewnętrznych i odpowiednich zabezpieczeniach finansowych, np. ubezpieczeniach, które powodują swoisty „transfer ryzyka”. Szkolenia podnoszą świadomość zespołu, procedury wprowadzają jasne zasady postępowania, a ubezpieczenia mogą chronić firmę przed finansowymi skutkami nieprzewidzianych roszczeń.

Można też spojrzeć na zapobieganie problemom prawnym z mniej formalnej i bardziej kompleksowej perspektywy, czyli jako na pewien sposób pracy. Tam, gdzie jest przestrzeń na krótką konsultację, bieżące sprawdzenie wątpliwości, czy zwykłą rozmowę przed podjęciem decyzji, tam też ryzyko prawne już z początku będzie minimalizowane. Wiele problemów nie wynika ze złej woli, lecz z pośpiechu lub braku czasu na refleksję.

Dlaczego prawnik rozumiejący biznes naprawdę ma znaczenie

Już samo ryzyko prawne towarzyszy przedsiębiorcy niemal na każdym kroku, a przecież nie jest ono jedynym rodzajem ryzyka, z jakim musi się on mierzyć. Inwestycja w doradztwo prawne dla firm może znacząco odciążyć osobę odpowiedzialną za biznes, pozwalając jej skupić się na rozwoju działalności zamiast na analizowaniu przepisów i potencjalnych zagrożeń prawnych. Stałe wsparcie specjalisty, przede wszystkim z zakresu prawa gospodarczego, umożliwia podejmowanie decyzji w sposób bardziej świadomy i uporządkowany – zwłaszcza gdy współpraca opiera się na zaufaniu i dobrej znajomości realiów biznesowych, jakie oferuje doświadczona kancelaria prawna w Katowicach. Jak wiadomo, dobry biznes to w przeważającej mierze dobra współpraca.