Wybór między ERP w chmurze a instalacją na własnych serwerach wpływa na koszty, bezpieczeństwo i sposób zarządzania systemem. Coraz częściej porównuje się te dwa modele, zwłaszcza w kontekście usług takich jak SAP Cloud. Dobrze podjęta decyzja potrafi usprawnić działanie firmy i ułatwić jej dalszy rozwój. Który wariant okaże się trafniejszy w Twojej organizacji?

Czym jest ERP lokalne (On-Premise), a czym ERP w chmurze (SaaS)?

ERP lokalne (On-Premise) to system do zarządzania kluczowymi procesami firmy — finansami, logistyką, produkcją, sprzedażą czy HR — instalowany na serwerach organizacji. Cała infrastruktura pozostaje pod jej kontrolą, a zespół IT odpowiada za bezpieczeństwo, kopie zapasowe, integracje i aktualizacje.

ERP w chmurze (SaaS) realizuje te same funkcje, ale działa w formie usługi dostępnej przez internet. Dostawca udostępnia serwery, gwarantuje ciągłość działania, wykonuje backupy, aktualizuje oprogramowanie i dba o zabezpieczenia. Firma opłaca subskrypcję i korzysta z systemu z dowolnego miejsca, bez konieczności utrzymywania własnej infrastruktury.

Szczegółowa analiza kosztów: TCO

Koszty ERP mają różną strukturę zależnie od modelu wdrożenia.Sprawdź, jak kształtują się wydatki w przypadku instalacji lokalnej i systemu chmurowego.

Struktura kosztów ERP lokalnego (On-Premise)

Model lokalny wymaga znacznej inwestycji początkowej obejmującej licencje, serwery i wdrożenie. W kolejnych latach firma ponosi koszty utrzymania infrastruktury, aktualizacji oraz pracy działu IT.

Struktura kosztów ERP w chmurze (SaaS)

W SaaS głównym wydatkiem jest subskrypcja obejmująca hosting, wsparcie i aktualizacje. Brak inwestycji w sprzęt obniża próg wejścia, a bieżące koszty są powiązane z liczbą użytkowników i zakresem funkcji.

Porównanie kosztów w czasie

Jak przedstawiają się koszty obu systemów w ujęciu kilkuletnim?

Analiza ryzyk: bezpieczeństwo, operacje i compliance

Każdy model ERP wiąże się z innym rozkładem odpowiedzialności i potencjalnymi zagrożeniami. Warto ocenić, jak wpływają na ochronę danych, ciągłość działania i spełnienie wymogów prawnych.

Bezpieczeństwo danych: kontrola vs outsourcing

W modelu lokalnym firma zachowuje pełną kontrolę nad danymi, ale sama odpowiada za wdrażanie zabezpieczeń, monitorowanie zagrożeń i obsługę incydentów. W chmurze dostawca zapewnia certyfikowane mechanizmy ochrony, takie jak szyfrowanie, backupy i stały monitoring. Ostateczny poziom bezpieczeństwa zależy jednak od właściwej konfiguracji dostępu po stronie użytkownika.

Ryzyko operacyjne: Niezawodność i dostępność

Środowiska lokalne są bardziej podatne na awarie sprzętowe, które mogą powodować kosztowne przestoje. W rozwiązaniach chmurowych ryzyko ogranicza redundancja i automatyczne przełączanie między centrami danych.

Zgodność z przepisami (Compliance) i RODO

System lokalny ułatwia spełnienie szczególnych wymogów branżowych, ponieważ cała infrastruktura pozostaje w organizacji. W modelu chmurowym dostawca gwarantuje zgodność swojej infrastruktury z regulacjami, ale firma musi dbać o poprawne ustawienia procesów i uprawnień. Ostateczna odpowiedzialność za zgodność z RODO jest zawsze współdzielona.

Analiza korzyści: elastyczność, skalowalność i efektywność

Oba modele ERP oferują inne zestawy korzyści, które mogą znacząco wpływać na tempo rozwoju i sposób działania organizacji.

Skalowalność i dostosowanie do potrzeb biznesu

Systemy chmurowe umożliwiają szybkie zwiększanie lub zmniejszanie liczby użytkowników bez inwestycji w sprzęt. Instalacje lokalne zapewniają szeroką personalizację, lecz skalowanie wymaga czasu i nakładów finansowych.

Dostępność zdalna i mobilność

ERP w chmurze umożliwia pracę z dowolnego miejsca, co wspiera zespoły hybrydowe i mobilne. Wersje lokalne są zwykle dostępne tylko w obrębie firmowej sieci lub wymagają dodatkowych rozwiązań VPN.

Automatyczne aktualizacje a kontrola nad wersją oprogramowania

Chmurowe ERP aktualizuje się automatycznie, zapewniając dostęp do najnowszych funkcji bez przerw w pracy. Modele lokalne dają pełną kontrolę nad momentem aktualizacji, ale wymagają zasobów IT do ich przeprowadzenia.

Integracja z innymi systemami

Rozwiązania chmurowe korzystają z platform rozszerzeń, które ułatwiają integrację z aplikacjami biznesowymi. Instalacje lokalne natomiast integrują się naturalnie z systemami działającymi wewnątrz infrastruktury firmy.

Dla kogo które rozwiązanie? Podsumowanie decyzyjne

Wybór modelu ERP powinien wynikać z potrzeb operacyjnych, planów rozwoju oraz zasobów technicznych organizacji.

Wybierz ERP w chmurze, jeśli Twoja firma:

• chce szybko rozpocząć pracę bez inwestycji w sprzęt,

• potrzebuje elastycznego skalowania wraz ze wzrostem liczby użytkowników,

• preferuje zdalny dostęp i wsparcie dla pracy hybrydowej,

• chce przenieść odpowiedzialność za utrzymanie na dostawcę.

Wybierz ERP lokalne, jeśli Twoja firma:

• posiada rozwiniętą infrastrukturę IT i zespół techniczny,

• obsługuje procesy wymagające głębokiej personalizacji,

• podlega restrykcyjnym regulacjom dotyczącym danych,

• woli samodzielnie zarządzać aktualizacjami i harmonogramem prac.

Trzecia droga: czy rozwiązanie hybrydowe jest dla Ciebie?

Model hybrydowy łączy lokalne przechowywanie wrażliwych danych z elastycznością usług chmurowych, takich jak SAP Cloud. To opcja dla firm, które potrzebują kontroli nad kluczowymi zasobami, a jednocześnie chcą korzystać z nowoczesnych funkcji, integracji i skalowania dostępnego w środowisku chmurowym.

Wnioski końcowe: jak podjąć ostateczną decyzję?

Najlepszy wybór zależy od budżetu, wymagań prawnych, dostępnych zasobów IT i planów rozwoju. Chmura odpowiada na potrzeby firm nastawionych na szybki wzrost, a instalacje lokalne sprawdzają się tam, gdzie priorytetem są personalizacja i pełna kontrola nad danymi.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o ERP w chmurze i lokalnie

Czy ERP w chmurze jest bezpieczniejsze niż lokalne?

Chmura oferuje zaawansowane zabezpieczenia i certyfikacje, natomiast bezpieczeństwo zależy też od prawidłowej konfiguracji po stronie użytkownika.

Które rozwiązanie jest tańsze w dłuższej perspektywie?

Przy mniejszej liczbie użytkowników chmura zwykle kosztuje mniej; w dużych instalacjach koszty subskrypcji mogą z czasem zrównać się z utrzymaniem modelu lokalnego.

Czy mogę przejść z ERP lokalnego do chmury?

Tak, wymaga to analizy procesów, uporządkowania danych i odpowiedniego planu migracji.

Które rozwiązanie zapewnia większą elastyczność?

Chmura ułatwia skalowanie i pracę zdalną, a instalacje lokalne oferują większą swobodę w personalizacji i integracjach.

Źródła:

1. Abd Elmonem M. A. i inni, „Benefits and Challenges of Cloud ERP Systems: A Systematic Literature Review”
   https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S2314728816300599?

2. Lee C. i inni, „A Systematic Literature Review on the Strategic Shift to Cloud-Based ERP Systems” (2024)
   https://www.mdpi.com/2079-9292/13/14/2885

3. Hamad M. J. i inni, „Critical success factors of cloud enterprise resource planning systems” (2022)
   https://virtusinterpress.org/IMG/pdf/jgrv11i1siart15.pdf